Berkas pendaftaran CPNS umumnya mencakup KTP, ijazah, transkrip nilai, pasfoto, surat lamaran, surat pernyataan, serta dokumen tambahan sesuai persyaratan instansi dan jabatan. Namun, daftar berkas tidak selalu sama untuk setiap formasi sehingga pelamar harus mengikuti pengumuman resmi instansi ketika seleksi dibuka. Pada CPNS 2024, BKN juga mengingatkan pelamar untuk membaca seluruh persyaratan sebelum mengunggah dokumen ke SSCASN.
Untuk CPNS 2026, hingga 10 September 2026 pemerintah belum membuka seleksi CPNS umum maupun menerbitkan daftar dokumen final yang berlaku nasional. BKN pada 4 Juni 2026 juga memastikan poster yang mengklaim CPNS 2026 telah dibuka merupakan hoaks. Karena itu, berkas CPNS 2024 dapat dijadikan gambaran, tetapi format dan persyaratan 2026 nantinya tetap harus mengikuti SSCASN dan instansi tujuan.
Berkas Pendaftaran CPNS yang Umumnya Dibutuhkan
Dokumen dasar CPNS biasanya berkaitan dengan identitas, pendidikan, dan persyaratan administrasi pelamar.
Pada sistem SSCASN sebelumnya, jenis dokumen yang tersedia untuk diunggah antara lain KTP, ijazah, transkrip nilai, surat lamaran, serta dokumen pendukung lain. BKN menegaskan bahwa syarat unggah dapat berbeda berdasarkan ketentuan masing-masing instansi.
Berikut gambaran umumnya:
| Berkas | Fungsi |
|---|---|
| KTP | Verifikasi identitas pelamar |
| Ijazah | Membuktikan kualifikasi pendidikan |
| Transkrip nilai | Membuktikan nilai akademik |
| Pasfoto | Identitas dalam pendaftaran |
| Surat lamaran | Permohonan mengikuti seleksi |
| Surat pernyataan | Menyatakan kesesuaian data dan kondisi pelamar |
| Bukti akreditasi | Jika dipersyaratkan instansi |
| Sertifikat | Jika menjadi syarat jabatan |
| Dokumen khusus | Sesuai jenis formasi atau kategori pelamar |
Daftar tersebut bukan daftar final CPNS 2026.
Baca juga Berkas Administrasi CPNS yang Wajib Dicek Sebelum Daftar, Jangan Sampai Salah Unggah
KTP untuk Pendaftaran CPNS
KTP menjadi salah satu dokumen penting karena proses SSCASN menggunakan data kependudukan.
Pada CPNS 2024, BKN menjelaskan bahwa data calon pelamar di SSCASN diintegrasikan dengan data kependudukan Dukcapil untuk melakukan verifikasi identitas.
Pelamar perlu memastikan:
- NIK benar
- Nama sesuai dokumen
- Tempat dan tanggal lahir sesuai
- Data kependudukan tidak bermasalah
Jika terdapat perbedaan data, sebaiknya penyelesaiannya dilakukan sebelum proses pendaftaran ditutup.
Ijazah Harus Sesuai Formasi
Ijazah digunakan untuk menentukan apakah pendidikan pelamar sesuai dengan kualifikasi jabatan.
Pada proses pembuatan akun SSCASN 2024, BKN bahkan mengingatkan pelamar memastikan nama, tempat lahir, dan tanggal lahir pada data pendaftaran sesuai dengan ijazah yang digunakan untuk melamar.
Selain itu, program studi harus sesuai dengan formasi.
Contohnya, jika sebuah jabatan mensyaratkan S1 Akuntansi, pelamar dari program studi lain belum tentu dapat mengikuti seleksi hanya karena sama-sama memiliki gelar S1.
Transkrip Nilai
Transkrip nilai menjadi dokumen pendamping ijazah.
Pada SSCASN sebelumnya, transkrip nilai termasuk dokumen yang diunggah dalam format PDF.
Pastikan:
- Dokumen berasal dari perguruan tinggi
- Semua halaman terlihat
- Nilai terbaca jelas
- Nama sesuai dengan ijazah
- File tidak terpotong
Jika instansi menetapkan IPK minimal, data pada transkrip akan menjadi salah satu bagian yang diperiksa.
Surat Lamaran CPNS
Surat lamaran biasanya memiliki format khusus dari instansi.
Pada seleksi CPNS BKN 2024, BKN menyediakan Format Surat Lamaran CPNS BKN 2024 sebagai lampiran resmi.
Artinya, pelamar tidak sebaiknya mengambil satu template surat dari internet lalu menggunakannya untuk semua instansi.
Saat seleksi dibuka, perhatikan:
- Tujuan surat
- Nama instansi
- Jabatan yang dilamar
- Daftar dokumen
- Ketentuan tanda tangan
- Ketentuan meterai
- Format file
Jika instansi menyediakan template, gunakan format tersebut.
Surat Pernyataan CPNS
Selain surat lamaran, instansi juga dapat meminta surat pernyataan.
Pada CPNS BKN 2024, tersedia Format Surat Pernyataan Data Diri Pelamar CPNS BKN 2024 sebagai dokumen khusus.
Isi surat dapat berkaitan dengan kebenaran data, status pelamar, keterlibatan politik, riwayat pemberhentian, maupun ketentuan lain.
Baca juga Berkas Administrasi CPNS Apa Saja? Ini Dokumen yang Umumnya Harus Diunggah
Pasfoto dan Swafoto
Pasfoto juga termasuk bagian yang perlu disiapkan.
Pada SSCASN sebelumnya, sistem mencantumkan pasfoto dan swafoto sebagai dokumen dalam proses pendaftaran.
Namun, ukuran file, latar belakang, dan spesifikasi foto dapat berubah mengikuti seleksi.
Karena itu, jangan langsung memakai ukuran file CPNS 2023 atau 2024 sebagai patokan untuk CPNS 2026 sebelum petunjuk resminya diterbitkan.
Format File Berkas CPNS
Pada SSCASN seleksi sebelumnya, setiap dokumen mempunyai ketentuan jenis dan ukuran file.
Contohnya:
| Dokumen | Format yang Pernah Digunakan |
|---|---|
| KTP | JPG/JPEG |
| Pasfoto | JPG/JPEG |
| Ijazah | |
| Transkrip | |
| Surat Lamaran | |
| Dokumen Pendukung |
BKN juga mengingatkan bahwa ketentuan ukuran dan jenis file dapat dilihat langsung pada sistem SSCASN dan dapat berbeda sesuai kebutuhan seleksi.
Karena itu, format tabel tersebut hanya menjadi gambaran dari seleksi sebelumnya.
Berkas Tidak Boleh Buram atau Terpotong
Kualitas file sangat penting saat seleksi administrasi.
Dokumen sebaiknya:
- Terbaca jelas
- Tidak terpotong
- Tidak terbalik
- Tidak menggunakan hasil scan terlalu gelap
- Menampilkan seluruh halaman yang diwajibkan
- Sesuai format yang diminta
Pelamar juga perlu mengecek ulang file setelah diunggah.
Baca juga Berkas CPNS Apa Saja yang Perlu Disiapkan? Ini Dokumen Utama dan Ketentuan yang Perlu Dicek
Berkas Fisik Tidak Selalu Harus Dikirim
Pendaftaran CPNS dilakukan melalui SSCASN.
Dalam FAQ SSCASN sebelumnya, BKN menjelaskan pengiriman berkas fisik untuk seleksi administrasi bergantung pada kebutuhan masing-masing instansi.
Artinya, jangan mengirim dokumen fisik jika pengumuman instansi tidak memintanya.
Ikuti instruksi yang benar-benar tercantum pada pengumuman seleksi.
Berkas Setelah Lulus CPNS Berbeda dengan Berkas Pendaftaran
Pelamar juga perlu membedakan berkas pendaftaran awal dengan dokumen pemberkasan setelah dinyatakan lulus.
Pada pemberkasan CPNS BKN 2024, dokumen yang diminta setelah kelulusan antara lain pasfoto terbaru, ijazah asli, transkrip asli, dan DRH yang telah ditandatangani dan diberi meterai.
Dokumen setelah lulus dapat lebih lengkap dibandingkan dokumen saat mendaftar.
Jadi, jangan mencampurkan daftar pemberkasan NIP dengan daftar berkas administrasi pendaftaran awal.
Mini FAQ
Apa saja berkas pendaftaran CPNS yang umumnya dibutuhkan?
Berkas pendaftaran CPNS umumnya mencakup KTP, ijazah, transkrip nilai, pasfoto, surat lamaran, surat pernyataan, serta dokumen tambahan sesuai persyaratan instansi dan jabatan.
Ijazah dan transkrip nilai CPNS harus sesuai formasi?
Ya. Ijazah digunakan untuk membuktikan kualifikasi pendidikan, sedangkan transkrip nilai menunjukkan data akademik. Program studi pelamar harus sesuai dengan kualifikasi pendidikan yang tercantum pada formasi.
Surat lamaran CPNS harus memakai format dari instansi?
Jika instansi menyediakan template resmi, pelamar sebaiknya menggunakan format tersebut. Jangan menggunakan satu template surat lamaran untuk semua instansi karena redaksi dan ketentuannya dapat berbeda.
Apakah semua pelamar CPNS wajib mengunggah sertifikat TOEFL?
Tidak. Sertifikat TOEFL atau sertifikat bahasa bukan syarat umum untuk seluruh formasi CPNS. Dokumen tersebut hanya diperlukan jika secara khusus diminta oleh instansi atau jabatan yang dilamar.
Berkas pendaftaran CPNS 2026 sudah diumumkan?
Belum. Hingga 10 September 2026, seleksi CPNS umum 2026 belum resmi dibuka sehingga daftar berkas, format file, dan template dokumen final belum diumumkan. Berkas CPNS 2024 hanya dapat dijadikan gambaran sementara.
Kesimpulan
Berkas pendaftaran CPNS umumnya mencakup KTP, ijazah, transkrip nilai, pasfoto, surat lamaran, surat pernyataan, dan dokumen tambahan sesuai jabatan. Instansi tertentu juga dapat meminta bukti akreditasi, sertifikat bahasa, sertifikat kompetensi, atau dokumen khusus lainnya.
Daftar berkas, format file, ukuran maksimal, hingga template surat dapat berbeda pada setiap instansi. Pelamar sebaiknya membaca pengumuman formasi dan petunjuk SSCASN sebelum mengunggah dokumen.
Untuk CPNS 2026, hingga 10 September 2026 pemerintah belum membuka seleksi CPNS umum sehingga berkas pendaftaran final belum diumumkan. Dokumen CPNS 2024 hanya dapat digunakan sebagai gambaran sementara. Pantau informasi resmi BKN, Kementerian PANRB, SSCASN, dan instansi tujuan sebelum melakukan pendaftaran.
