Apa Saja Jenis Dokumen Kepegawaian PNS yang Wajib Ada?

Apa Saja Jenis Dokumen Kepegawaian PNS – Setiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Indonesia wajib memahami dan memiliki dokumen kepegawaian sebagai bagian dari administrasi yang sah.

Pertanyaan “Apa Saja Jenis Dokumen Kepegawaian PNS yang Wajib Ada?” sering muncul, terutama bagi calon PNS maupun PNS yang ingin memastikan kelengkapan administrasi mereka.

Dengan mengetahui secara lengkap apa saja jenis dokumen kepegawaian PNS, Anda dapat menghindari kendala dalam proses administrasi, baik untuk pengangkatan, kenaikan pangkat, hingga pensiun.

Artikel ini akan membahas secara rinci dan mudah dipahami mengenai apa saja jenis dokumen kepegawaian PNS yang wajib ada, berdasarkan ketentuan resmi dari Badan Kepegawaian Negara (BKN).

Baca juga: SPPI 2025 Informasi Resmi dari Pemerintah, Simak Detailnya!

Mengapa Dokumen Kepegawaian PNS Sangat Penting?

Dokumen kepegawaian berfungsi sebagai bukti tertulis dan sah bahwa seorang individu benar-benar berstatus sebagai PNS.

Dokumen ini mencerminkan identitas pegawai, rekam jejak karier, prestasi kerja, serta riwayat pendidikan dan keluarga yang semuanya akan berpengaruh terhadap proses kepegawaian, termasuk tunjangan dan hak pensiun.

Selain itu, kelengkapan dokumen sangat penting untuk:

• Mutasi antar instansi
• Kenaikan pangkat dan jabatan
• Pengajuan cuti atau tugas belajar
• Verifikasi tunjangan dan hak lainnya
• Proses pensiun dan klaim manfaat jaminan sosial

Oleh karena itu, pengelolaan dokumen yang sistematis dan rapi harus menjadi budaya kerja bagi setiap pegawai negeri maupun pengelola kepegawaian.

Baca juga: Login SSCASN PPPK 2024: Trik Jitu Agar Berhasil!

Jenis – jenis Dokumen Kepegawaian PNS yang Wajib Dimiliki

Berikut adalah uraian lengkap mengenai dokumen kepegawaian yang wajib dimiliki PNS, berdasarkan klasifikasi fungsinya:

1. Dokumen Pengangkatan sebagai PNS

Ini adalah dokumen dasar yang harus dimiliki sejak awal seseorang bergabung dalam status Aparatur Sipil Negara. Dokumen tersebut meliputi:

• Surat Lamaran
  Ditulis tangan dan ditandatangani oleh pelamar sebagai bentuk komitmen dan pengajuan resmi.
• Daftar Riwayat Hidup (DRH)
  Berisi data pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, hingga informasi keluarga inti.
• Ijazah dan Transkrip Nilai
  Syarat wajib yang membuktikan kualifikasi pendidikan, harus dilegalisasi dari instansi pendidikan terkait.
• SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
  Membuktikan bahwa pelamar tidak memiliki catatan kriminal.
• Surat Keterangan Sehat Jasmani dan Rohani
  Dikeluarkan oleh rumah sakit atau dokter pemerintah.
• Surat Pernyataan Tidak Pernah Dihukum atau Diberhentikan Tidak Hormat
  Menyatakan integritas dan rekam jejak kerja calon pegawai.
• Surat Pernyataan Bukan Anggota Partai Politik
  Diperlukan karena PNS harus netral secara politik.
• Pas Foto Terbaru
  Biasanya ukuran 3×4 dan 4×6 cm dengan latar belakang tertentu sesuai ketentuan instansi.

2. Dokumen Kenaikan Pangkat dan Jabatan

Untuk mengajukan kenaikan pangkat, berikut dokumen yang harus disiapkan:

• SK Kenaikan Pangkat Sebelumnya
  Sebagai bukti pangkat terakhir yang dimiliki.
• SK Jabatan Terakhir
  Membuktikan posisi atau jabatan terakhir yang diemban.
• Penilaian Kinerja atau SKP
  Meliputi Sasaran Kinerja Pegawai dan evaluasi kinerja dalam dua tahun terakhir.
• Daftar Riwayat Hidup Terbaru
  Harus selalu diperbarui jika terjadi perubahan status atau pendidikan.
• Ijazah Terbaru (jika ada)
  Jika ada peningkatan pendidikan yang relevan untuk penyesuaian pangkat.
• Surat Pernyataan Tugas
  Menunjukkan bahwa PNS tersebut menjalankan tugas sesuai jabatannya.

3. Dokumen untuk Proses Pensiun

Dokumen ini diperlukan agar hak pensiun dan jaminan sosial dapat dicairkan tanpa hambatan:

• SK Pengangkatan dan SK Terakhir
  Menjadi dasar usia kerja dan golongan akhir.
• SKP 2 Tahun Terakhir
  Digunakan untuk mengevaluasi kinerja menjelang masa pensiun.
• Fotokopi KK dan KTP
  Menunjang validasi data pribadi dan keluarga.
• NPWP
  Diperlukan untuk pelaporan pajak pensiunan.
• Pas Foto Terbaru
  Biasanya diperlukan dalam pengajuan dokumen Taspen.
• Surat Keterangan Berhenti Bekerja
  Dikeluarkan oleh instansi terkait saat PNS resmi mengakhiri masa tugas.

4. Dokumen Mutasi atau Perpindahan Instansi

Mutasi PNS antar daerah atau antar kementerian harus disertai:

• Surat Permohonan Mutasi
  Resmi diajukan oleh pegawai kepada pimpinan.
• Surat Persetujuan Instansi Asal dan Tujuan
  Menandakan bahwa proses mutasi disetujui oleh kedua belah pihak.
• SK Terakhir dan DRH Terbaru
  Sebagai referensi data lengkap tentang pegawai yang bersangkutan.
• SKP dan Bukti Kinerja
  Untuk melihat kelayakan mutasi berdasarkan prestasi kerja.

5. Dokumen untuk Cuti

Cuti yang diambil oleh PNS baik itu cuti tahunan, sakit, atau karena alasan penting—memerlukan dokumen seperti:

• Surat Permohonan Cuti
  Dengan alasan yang jelas dan waktu cuti yang diajukan.
• SK Jabatan dan Pengangkatan
  Untuk memverifikasi status kepegawaian.
• Surat Keterangan Dokter (untuk cuti sakit)
  Sebagai syarat sah cuti karena kondisi kesehatan.
• Dokumen Pendukung Lainnya
  Seperti surat dari keluarga (cuti menikah, melahirkan, dll).

6. Dokumen Pelengkap Lainnya

Selain dokumen utama, PNS juga perlu memiliki dokumen tambahan yang mendukung kelancaran tugas dan hak administratif:

• Kartu Pegawai (KARPEG)
  Identitas resmi PNS dari instansi terkait.
• Kartu Suami/Istri (KARIS/KARSU)
  Untuk dasar pemberian tunjangan keluarga.
• Kartu Taspen dan BPJS
  Sebagai bukti kepesertaan dalam program jaminan sosial.
• NIP (Nomor Induk Pegawai)
  Identitas unik setiap PNS yang bersifat nasional.
• Daftar Gaji
  Digunakan untuk audit atau pengajuan tunjangan.
• SK Penghargaan
  Jika pernah menerima tanda jasa, sertifikat, atau piagam kehormatan.
• Surat Tugas Belajar (jika ada)
  Mencatat partisipasi PNS dalam studi lanjut.

Baca juga: Pengertian Nakes, Peran dan Pentingnya Tenaga Kesehatan dalam Masyarakat

95% pengguna strategi ini berhasil lolos CAT CPNS 2024!

Aplikasi JadiASN memiliki fitur simulasi CPNS 2025 dengan lebih dari 5.000 soal SKD dan SKB yang diperbarui setiap tahun! Klik di Sini!

Fungsi dan Manfaat Setiap Dokumen

Setiap dokumen bukan hanya formalitas, melainkan memiliki nilai administratif dan hukum yang sangat krusial:

• SK dan Ijazah = Dasar hukum pengangkatan dan kenaikan pangkat
• DRH dan SKP = Sumber informasi utama untuk mutasi dan promosi
• KARPEG dan NIP = Identitas yang melekat dan digunakan lintas instansi
• Kartu Keluarga dan KARIS/KARSU = Penghitung tunjangan keluarga
• Taspen dan BPJS = Bukti perlindungan sosial dan pensiun

Tips Menjaga dan Mengelola Dokumen Kepegawaian PNS

Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan agar dokumen Anda tetap aman dan siap digunakan kapan saja:

• Cek Ketentuan Terbaru dari BKN
  Ikuti informasi terbaru agar dokumen Anda selalu sesuai aturan terkini.
• Simpan Asli dan Fotokopi Terlegalisasi
  Pastikan Anda memiliki versi asli dan beberapa salinan yang dilegalisasi.
• Gunakan Map Arsip Khusus
  Pisahkan antara dokumen aktif dan arsip lama untuk kemudahan pencarian.
• Simpan Dokumen Digital
  Scan dokumen penting dan simpan di cloud atau flashdisk untuk cadangan.
• Update Data Secara Berkala
  Perbarui DRH, SKP, dan dokumen keluarga saat ada perubahan status.

Dengan memahami dan memiliki semua jenis dokumen kepegawaian yang wajib ada, Anda tidak hanya melindungi diri secara administratif, tetapi juga menunjukkan profesionalisme dan kesiapan dalam menjalankan tugas sebagai abdi negara.

Maka dari itu, mari pastikan semua dokumen Anda tersimpan rapi, selalu diperbarui, dan mudah diakses kapan pun diperlukan.

Baca juga: CPNS 2025 untuk Lulusan Statistik, Formasi Eksklusif Menanti!

Sumber referensi:

• https://www.bkn.go.id/layanan/syarat-administrasi-kepegawaian/
• https://bkd.trenggalekkab.go.id/layanan-kepegawaian/bidang-forin/tata-naskah-kepegawaian/
• https://www.bkn.go.id/unggahan/2015/08/PERKA-BKN-NOMOR-18-TAHUN-2011-PEDOMAN-PENGELOLAAN-TATA-NASKAH-KEPEGAWAIAN-PEGAWAI-NEGERI-SIPIL.pdf
• Soal Aplikasi Jadiasn.id

Program Value Jadi ASN 2025

“Value Tanpa Batas, Kerjakan Sampai Tuntas, Dijamin Hasil Puas”

📋 Cara Membeli dengan Mudah:

1. Unduh Aplikasi JadiASN: Temukan aplikasi JadiASN di Play Store atau App Store, atau akses langsung melalui website.
2. Masuk ke Akun Anda: Login ke akun JadiASN Anda melalui aplikasi atau situs web.
3. Pilih Paket yang Cocok: Dalam menu “Beli”, pilih paket bimbingan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan untuk melihat detail setiap paket.
4. Gunakan Kode Promo: Masukkan kode “AMBISASN” untuk mendapat diskon spesial sesuai poster promo
5. Gunakan Kode Afiliasi: Jika Anda memiliki kode “RES128”, masukkan untuk diskon tambahan.
6. Selesaikan Pembayaran: Pilih metode pembayaran dan selesaikan transaksi dengan aman.
7. Aktivasi Cepat: Paket Anda akan aktif dalam waktu singkat setelah pembayaran berhasil.

Ayoo Download Aplikasi JadiAsn karena banyak sekali yang bisa kamu dapatkan agar kalian CEPAT TERLATIH dengan Soal soal CPNS 2025!!!

• Dapatkan ribuan soal CPNS 2025 dengan pembahasan yang mudah dipahami, berupa video dan teks
• Live Class Gratis (Berlajar Bareng lewat Zoom)
• Materi-materi CPNS 2025
• Ratusan Latsol CPNS 2025
• Puluhan paket Simulasi CPNS 2025
• dan masih banyak lagi yang lainnya

Mau berlatih Soal-soal CPNS 2025? Ayoo segera Masuk Grup Latihan Soal-soal CPNS 2025 Sekarang juga!!

Cocok banget untuk yang pengen jadi PNS, Berlatih dengan cepat hanya pakai buku-buku CPNS 2025 Terpercaya

📋 Keuntungan Buku CPNS 2025

1. ✅Tersedia ribuan soal Tes CPNS 2025 (sudah sesuai sistem terbaru)
2. ✅Materi materi SKD sudah sesuai FR CPNS
3. ✅Tersedia Video pembahasan tiap soalnya

Selain ini Kalian akan mendapatkan Keuntungan

1. Program Premium Gratis selama 7 Hari

Kamu bisa mengakses premium di Aplikasi JadiASN secara gratis selama 7 hari pastinya akan membantu kamu memaksimalkan sistem pembelajaran karena mengkolaborasikam online dan offline lewat buku.

2. 20x live class zoom materi dan bahas soal CPNS

Dilakukan setiap hari senin-jumat pukul 19.00 – 20.00 WIB dimana link zoom tersedia di aplikasi jadiasn menu live class

3. 5 Paket simulasi CPNS

Simulasi yang disesuaikan dengan ujian aslinya dari jumlah soalnya, waktu pengerjaannya, kisi-kisi materi sesuai dengan pemerintah dengan fitur sebagai berikut :
 ✅Terdapat Analisis peluang kelolosan dengan nilai ambang batas
 ✅Terdapat Analisis Kecepatan jawab soal
 ✅Terdapat Analisis salah dan benar
 ✅Bisa diakses via laptop/PC lewat web
 ✅Grafik perkembangan skor simulasi
 ✅Ranking nasional, provinsi, kabupaten
 ✅Pembahasan teks bisa didownload dan diprint
 ✅Simulasi berwaktu sesuai format Ujian Tesnya
 ✅Skor keluar real time
 ✅Soal bisa didownload dan diprint
 ✅Video pembahasan dan teks pembahasan
 ✅Zoom out/ in tampilan soal

4. 20 Paket Latihan soal CPNS

Fitur untuk berlatih soal-soal CPNS dengan sistem 10 soal 10 menit yang memiliki fitur yang sama dengan fitur simulasi CPNS

✅buku cpns 2023 2024
✅buku cpns terlengkap 2024
✅buku cpns 2022 recommended
✅buku cpns terupdate 2024
✅buku cpns bumn 2024
✅buku cpns kemenkumham
✅buku cpns perawat 2024
✅buku cpns kemenkumham 2024
✅buku cpns kejaksaan 2024

Pendapatmu sangat berarti bagi kami! Klik link berikut untuk memberikan feedback dan bantu kami menjadi lebih baik lagi https://bit.ly/FeedbackArtikelJadiASN