Soal PPPK Teknis – PPPK Teknis Administrasi Perkantoran adalah salah satu jalur penerimaan pegawai pemerintah yang mengisi posisi administrasi di berbagai instansi pemerintah.
Jabatan ini mencakup tugas-tugas administratif yang meliputi pengelolaan dokumen, pengarsipan, pengaturan jadwal, dan komunikasi internal yang mendukung kelancaran operasional sebuah instansi.
Seorang pengadministrasi perkantoran diminta untuk mengatur sistem pengarsipan digital di instansi pemerintah. Sistem tersebut harus mengelola lebih dari 50.000 dokumen setiap tahun.
Dokumen tersebut terdiri dari laporan keuangan, surat masuk, surat keluar, dan dokumen penting lainnya. Sistem pengarsipan ini harus dapat diakses oleh lebih dari 200 pegawai di seluruh cabang instansi.
Berdasarkan kebutuhan tersebut, langkah pertama yang harus dilakukan untuk mengoptimalkan sistem pengarsipan digital adalah…
A. Mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori dan membatasi akses pegawai sesuai departemen
B. Menyusun dokumen berdasarkan urutan abjad dan menggunakan perangkat lunak pengarsipan dasar
C. Membuat sistem pengarsipan berbasis cloud dengan pengaturan backup dan keamanan data yang terjamin
D. Menyusun dokumen berdasarkan tahun dan membagi tugas pengelolaan dokumen kepada tiap pegawai
E. Menggunakan perangkat lunak berbasis offline untuk mengurangi ketergantungan pada internet
Jawaban: C
Pembahasan:
Mengingat jumlah dokumen yang sangat besar dan akses yang luas oleh pegawai dari berbagai cabang, solusi berbasis cloud adalah yang paling tepat. Sistem cloud memungkinkan pengelolaan dokumen yang lebih efisien, aman, dan dapat diakses oleh banyak pengguna secara bersamaan. Keamanan data juga lebih terjamin dengan metode enkripsi yang dapat diterapkan di cloud.
Soal 2 Penyusunan Laporan Keuangan
Anda diminta untuk menyusun laporan keuangan tahunan untuk sebuah instansi pemerintah yang melibatkan banyak unit kerja dengan berbagai transaksi keuangan. Beberapa unit kerja memiliki aliran dana yang kompleks dan tidak dapat langsung dicocokkan dengan akun kas umum.
Tindakan apa yang harus Anda lakukan untuk memastikan laporan keuangan yang akurat dan sesuai dengan standar akuntansi pemerintah?
A. Melakukan konsolidasi data keuangan berdasarkan kategori belanja dan pendapatan setiap unit kerja
B. Menyusun laporan berdasarkan urutan transaksi dan membaginya menjadi dua kategori besar: pemasukan dan pengeluaran
C. Menggunakan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud untuk menghasilkan laporan secara otomatis tanpa verifikasi manual
D. Melakukan rekonsiliasi setiap akun kas unit kerja dengan menggunakan prinsip akuntansi dasar
E. Menghitung pengeluaran berdasarkan rata-rata bulanan dan menyusun laporan menggunakan estimasi
Jawaban: A
Pembahasan:
Karena aliran dana antar unit kerja cukup kompleks, tindakan yang paling tepat adalah melakukan konsolidasi data berdasarkan kategori belanja dan pendapatan. Hal ini memungkinkan pemisahan yang jelas antara pengeluaran untuk kegiatan operasional dan pendapatan dari berbagai sumber, serta memastikan bahwa laporan keuangan yang dihasilkan dapat mencerminkan kondisi keuangan yang akurat.
Soal 3 Analisis Proses Administrasi
Dalam sebuah organisasi pemerintahan, sistem administrasi yang berjalan tidak efisien, banyak dokumen yang hilang atau tidak terarsip dengan baik. Sebagai pengadministrasi perkantoran senior, Anda diminta untuk merancang ulang sistem administrasi yang ada agar lebih efisien dan dapat mendukung kinerja seluruh unit kerja.
Apa langkah pertama yang harus diambil untuk meningkatkan efisiensi sistem administrasi tersebut?
A. Menyusun ulang struktur organisasi untuk memperjelas pembagian tugas administratif antar unit
B. Mengimplementasikan teknologi berbasis otomatisasi untuk pengolahan data administratif
C. Membuat jadwal pengelolaan arsip dokumen tanpa mengubah proses yang sudah ada
D. Menambah jumlah staf administrasi untuk meningkatkan kecepatan pengarsipan
E. Menghapus dokumen fisik dan menggantinya sepenuhnya dengan dokumen digital tanpa sistem backup
Jawaban: B
Pembahasan:
Mengimplementasikan teknologi berbasis otomatisasi untuk pengolahan data administratif adalah langkah pertama yang paling efektif. Dengan teknologi, seperti perangkat lunak manajemen dokumen atau sistem ERP, pengolahan data akan lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan. Selain itu, teknologi ini memungkinkan aksesibilitas yang lebih baik dan pengarsipan dokumen yang lebih terorganisir.
Soal 4 Pengelolaan Komunikasi Internal
Sebagai pengadministrasi perkantoran di instansi pemerintah, Anda sering mendapatkan permintaan untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh pegawai dengan cepat dan efisien. Informasi tersebut meliputi perubahan jadwal rapat, pengumuman proyek baru, dan pembaruan regulasi.
Apa metode komunikasi yang paling tepat untuk memastikan pesan diterima dengan cepat oleh semua pegawai?
A. Mengirimkan email kepada semua pegawai sekaligus dengan subjek yang jelas
B. Menggunakan pesan singkat melalui aplikasi komunikasi instansi yang terintegrasi
C. Mengumumkan informasi tersebut melalui rapat seluruh pegawai setiap minggu
D. Membuat poster fisik dan menempelkannya di papan pengumuman setiap kantor
E. Mengirimkan surat resmi ke setiap pegawai secara manual
Jawaban: B
Pembahasan:
Menggunakan aplikasi komunikasi instansi yang terintegrasi adalah cara yang paling efisien. Aplikasi seperti Slack, Microsoft Teams, atau WhatsApp Business memungkinkan informasi dapat disebarkan secara real-time dan memastikan setiap pegawai menerima pesan dengan cepat. Ini juga mengurangi ketergantungan pada email dan rapat tatap muka yang lebih memakan waktu.
Soal 5 Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Di instansi tempat Anda bekerja, banyak pegawai yang tidak terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan profesional yang ditawarkan oleh organisasi. Anda diminta untuk meningkatkan partisipasi pegawai dalam program pelatihan yang relevan dengan pekerjaan mereka.
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah:
A. Mengadakan program pelatihan mandatori untuk semua pegawai tanpa pengecualian
B. Menyusun program pelatihan yang bersifat fleksibel sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja
C. Mengurangi anggaran pelatihan untuk memfokuskan pada program yang lebih efisien
D. Memberikan insentif bagi pegawai yang berpartisipasi dalam program pelatihan
E. Menyelenggarakan pelatihan dengan materi yang lebih menarik dan variatif
Jawaban: B
Pembahasan:
Menyusun program pelatihan yang bersifat fleksibel adalah langkah pertama yang paling tepat. Setiap unit kerja mungkin membutuhkan pelatihan yang berbeda sesuai dengan tugas dan kebutuhan mereka. Menyediakan program pelatihan yang dapat dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan akan meningkatkan keterlibatan pegawai dan memastikan hasil yang lebih efektif.
Soal 6: Pengelolaan Waktu
Anda sebagai pengadministrasi perkantoran di sebuah instansi pemerintah diminta untuk merencanakan jadwal kerja untuk tim yang terdiri dari 10 orang dengan tugas yang berbeda. Setiap orang memiliki tenggat waktu yang berbeda untuk menyelesaikan tugas mereka, dan Anda harus memastikan bahwa semua tugas selesai tepat waktu.
Tindakan pertama yang harus Anda lakukan adalah:
A. Membuat daftar prioritas tugas dan memastikan tugas yang paling penting selesai terlebih dahulu
B. Menyusun jadwal dengan memberi waktu yang sama untuk setiap orang
C. Menyusun jadwal kerja berdasarkan urutan kedatangan dokumen
D. Menambahkan waktu ekstra pada setiap tugas untuk menghindari keterlambatan
E. Memberi tenggat waktu yang lebih cepat agar pegawai bekerja lebih cepat
Jawaban: A
Pembahasan:
Membuat daftar prioritas tugas dan memastikan tugas yang paling penting selesai terlebih dahulu adalah langkah pertama yang harus diambil. Ini memastikan bahwa tugas yang mendesak dan penting diselesaikan lebih dulu, sehingga meminimalisir risiko keterlambatan.
Soal 7 Penyusunan Anggaran
Instansi tempat Anda bekerja meminta Anda untuk menyusun anggaran tahunan untuk keperluan administrasi perkantoran, yang meliputi pengadaan peralatan, biaya operasional, dan pelatihan. Anggaran tersebut harus disusun dengan bijak agar tetap dalam batasan yang sudah ditetapkan.
Tindakan pertama yang harus dilakukan adalah:
A. Menyusun daftar pengeluaran untuk setiap departemen terlebih dahulu
B. Mengumpulkan data historis anggaran tahun lalu dan menyesuaikannya dengan kebutuhan tahun ini
C. Memprioritaskan pengadaan peralatan baru tanpa memperhatikan biaya lainnya
D. Menyusun anggaran berdasarkan asumsi dan estimasi biaya
E. Mengurangi biaya pelatihan untuk pegawai
Jawaban: B
Pembahasan:
Mengumpulkan data historis anggaran tahun lalu dan menyesuaikannya dengan kebutuhan tahun ini adalah langkah pertama yang tepat. Hal ini memungkinkan untuk mengetahui anggaran yang telah dikeluarkan sebelumnya dan melakukan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan nyata.
Soal 8 Sistem Pengarsipan Dokumen
Di kantor Anda, terdapat ribuan dokumen yang harus disusun dan diarsipkan. Tugas Anda adalah menciptakan sistem pengarsipan yang efisien dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh pegawai.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah:
A. Mengorganisir dokumen berdasarkan tanggal penerimaan
B. Mengorganisir dokumen berdasarkan jenisnya dan memberikan label yang jelas
C. Menghancurkan dokumen lama yang tidak digunakan lagi
D. Menggunakan sistem pengarsipan berbasis hard copy untuk semua dokumen
E. Mengirimkan semua dokumen secara elektronik kepada pegawai untuk diarsipkan sendiri
Jawaban: B
Pembahasan:
Mengorganisir dokumen berdasarkan jenisnya dan memberikan label yang jelas adalah langkah pertama yang harus diambil. Hal ini memudahkan pegawai untuk menemukan dokumen dengan cepat dan memastikan bahwa semua dokumen terkelola dengan rapi.
Soal 9 Pengelolaan Komunikasi
Instansi tempat Anda bekerja mengeluarkan informasi penting kepada semua pegawai mengenai perubahan prosedur internal yang harus segera dipatuhi. Anda diminta untuk menyampaikan informasi ini dengan cepat dan efisien.
Metode komunikasi yang paling efektif adalah:
A. Mengirimkan surat fisik ke setiap pegawai
B. Menggunakan aplikasi komunikasi internal seperti email atau chat grup
C. Mengumumkan secara langsung di ruang rapat besar
D. Membagikan informasi melalui pengumuman di papan pengumuman kantor
E. Menyampaikan informasi hanya kepada atasan langsung
Jawaban: B
Pembahasan:
Menggunakan aplikasi komunikasi internal seperti email atau chat grup adalah metode yang paling efisien. Hal ini memungkinkan informasi disampaikan secara cepat, serentak, dan dapat diakses oleh semua pegawai tanpa batasan lokasi.
Soal 10 Penyusunan Laporan
Anda diminta untuk menyusun laporan hasil evaluasi kinerja tahunan yang harus diserahkan kepada atasan. Laporan tersebut mencakup analisis data dan rekomendasi perbaikan untuk departemen.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah:
A. Mengumpulkan data yang relevan dari setiap departemen dan memulai analisis
B. Menyusun laporan berdasarkan format laporan tahun lalu
C. Menggunakan perangkat lunak otomatisasi untuk membuat laporan secara cepat
D. Menyusun laporan dengan fokus hanya pada bagian yang paling penting
E. Menunggu arahan dari atasan sebelum memulai penyusunan laporan
Jawaban: A
Pembahasan:
Langkah pertama yang harus diambil adalah mengumpulkan data yang relevan dari setiap departemen dan memulai analisis. Dengan data yang akurat, laporan dapat disusun dengan detail yang tepat dan rekomendasi yang relevan.
Soal 11 Pengelolaan Waktu dan Prioritas
Anda memiliki jadwal yang sangat padat dengan banyak tugas administratif yang harus diselesaikan dalam waktu terbatas. Anda merasa kesulitan mengatur waktu untuk menyelesaikan semua tugas tersebut.
Strategi yang paling tepat untuk meningkatkan efisiensi adalah:
A. Mengerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu untuk mengurangi beban
B. Menggunakan metode time blocking untuk memisahkan waktu untuk setiap tugas
C. Menunda beberapa tugas yang tidak mendesak untuk diselesaikan nanti
D. Mengerjakan semua tugas secara bersamaan agar semuanya selesai lebih cepat
E. Mengabaikan tugas yang kurang penting dan fokus pada yang utama
Jawaban: B
Pembahasan:
Menggunakan metode time blocking adalah strategi yang paling tepat. Dengan memisahkan waktu untuk setiap tugas, Anda dapat fokus pada satu pekerjaan pada satu waktu, meningkatkan kualitas pekerjaan, dan memastikan semua tugas selesai tepat waktu.
Soal 12 Sistem Pengelolaan Arsip
Sistem pengelolaan arsip di kantor Anda sudah sangat ketinggalan zaman dan sering menyebabkan kesalahan dalam pengarsipan dokumen. Anda diminta untuk mengubah sistem pengarsipan tersebut.
Langkah pertama yang harus diambil adalah:
A. Menerapkan sistem pengarsipan digital dengan perangkat lunak manajemen dokumen
B. Menghancurkan semua arsip lama yang tidak penting
C. Memindahkan arsip ke ruang arsip yang lebih besar
D. Menambah jumlah staf untuk mengelola arsip lebih banyak
E. Menerapkan sistem pengarsipan berbasis hard copy di setiap departemen
Jawaban: A
Pembahasan:
Langkah pertama yang harus diambil adalah menerapkan sistem pengarsipan digital dengan perangkat lunak manajemen dokumen. Sistem ini lebih efisien dan memungkinkan akses cepat terhadap arsip tanpa tergantung pada ruang fisik.
Soal 13 Penanganan Permintaan Pegawai
Seorang pegawai meminta Anda untuk mempercepat proses pengeluaran dana untuk keperluan operasional instansi. Permintaan tersebut terkesan mendesak, namun Anda tahu ada prosedur yang harus diikuti.
Tindakan yang harus Anda ambil adalah:
A. Memproses permintaan dengan cepat untuk menghindari keterlambatan
B. Memastikan permintaan memenuhi prosedur yang berlaku dan memberi tahu pegawai tersebut
C. Menyarankan pegawai untuk menunda permintaan hingga persetujuan atasan
D. Menyelesaikan permintaan sesuai dengan urutan tugas yang ada
E. Memberikan persetujuan tanpa prosedur untuk menghemat waktu
Jawaban: B
Pembahasan:
Memastikan bahwa permintaan memenuhi prosedur yang berlaku adalah langkah yang tepat. Sebagai pengadministrasi perkantoran, Anda harus memastikan semua prosedur diikuti, meskipun permintaan terkesan mendesak.
Soal 14 Penataan Sistem Kerja
Anda diminta untuk meningkatkan efisiensi kerja di kantor dengan menata ulang sistem kerja dan pembagian tugas administratif.
Langkah pertama yang harus diambil adalah:
A. Membagi pekerjaan secara merata tanpa memperhatikan kapasitas setiap pegawai
B. Mengidentifikasi tugas yang paling penting dan memberikan prioritas untuk tugas tersebut
C. Mengurangi jumlah pegawai yang terlibat dalam pekerjaan administratif
D. Meningkatkan jumlah pegawai dan memperbanyak tugas administratif
E. Mengadopsi sistem kerja fleksibel tanpa pengawasan langsung
Jawaban: B
Pembahasan:
Mengidentifikasi tugas yang paling penting dan memberikan prioritas untuk tugas tersebut adalah langkah yang tepat untuk meningkatkan efisiensi kerja. Ini membantu fokus pada pekerjaan yang memberi dampak terbesar.
Soal 15 Manajemen Pengadaan
Instansi tempat Anda bekerja membutuhkan pengadaan barang untuk keperluan operasional. Anda diminta untuk mengelola pengadaan barang tersebut.
Langkah pertama yang harus diambil adalah:
A. Menyusun anggaran dan membuat daftar barang yang akan dibeli
B. Menyusun proposal pengadaan tanpa memperhitungkan anggaran
C. Menyebar tugas ke pegawai lain untuk melakukan pemilihan barang
D. Menunggu keputusan dari atasan mengenai barang yang akan dibeli
E. Mengadakan rapat untuk membahas barang yang dibutuhkan
Jawaban: A
Pembahasan:
Langkah pertama yang tepat adalah menyusun anggaran dan membuat daftar barang yang akan dibeli. Hal ini memungkinkan pengadaan dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dan menghindari pembelian barang yang tidak sesuai kebutuhan.
Program Value Jadi ASN 2025
“Value Tanpa Batas, Kerjakan Sampai Tuntas, Dijamin Hasil Puas”
📋 Cara Membeli dengan Mudah:
- Unduh Aplikasi JadiASN: Temukan aplikasi JadiASN di Play Store atau App Store, atau akses langsung melalui website.
- Masuk ke Akun Anda: Login ke akun JadiASN Anda melalui aplikasi atau situs web.
- Pilih Paket yang Cocok: Dalam menu “Beli”, pilih paket bimbingan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan untuk melihat detail setiap paket.
- Gunakan Kode Promo: Masukkan kode “BELAJARCPNS” untuk mendapat diskon spesial sesuai poster promo
- Gunakan Kode Afiliasi: Jika Anda memiliki kode “RES128”, masukkan untuk diskon tambahan.
- Selesaikan Pembayaran: Pilih metode pembayaran dan selesaikan transaksi dengan aman.
- Aktivasi Cepat: Paket Anda akan aktif dalam waktu singkat setelah pembayaran berhasil.
Ayoo Download Aplikasi JadiAsn karena banyak sekali yang bisa kamu dapatkan agar kalian CEPAT TERLATIH dengan Soal soal CPNS 2025!!!
- Dapatkan ribuan soal CPNS 2025 dengan pembahasan yang mudah dipahami, berupa video dan teks
- Live Class Gratis (Berlajar Bareng lewat Zoom)
- Materi-materi CPNS 2025
- Ratusan Latsol CPNS 2025
- Puluhan paket Simulasi CPNS 2025
- dan masih banyak lagi yang lainnya
Mau berlatih Soal-soal CPNS 2025? Ayoo segera Masuk Grup Latihan Soal-soal CPNS 2025 Sekarang juga!!
Cocok banget untuk yang pengen jadi PNS, Berlatih dengan cepat hanya pakai buku-buku CPNS 2025 Terpercaya
📋 Keuntungan Buku CPNS 2025
- ✅Tersedia ribuan soal Tes CPNS 2025 (sudah sesuai sistem terbaru)
- ✅Materi materi SKD sudah sesuai FR CPNS
- ✅Tersedia Video pembahasan tiap soalnya
Selain ini Kalian akan mendapatkan Keuntungan
1. Program Premium Gratis selama 7 Hari
Kamu bisa mengakses premium di Aplikasi JadiASN secara gratis selama 7 hari pastinya akan membantu kamu memaksimalkan sistem pembelajaran karena mengkolaborasikam online dan offline lewat buku.
2. 20x live class zoom materi dan bahas soal CPNS
Dilakukan setiap hari senin-jumat pukul 19.00 – 20.00 WIB dimana link zoom tersedia di aplikasi jadiasn menu live class
3. 5 Paket simulasi CPNS
Simulasi yang disesuaikan dengan ujian aslinya dari jumlah soalnya, waktu pengerjaannya, kisi-kisi materi sesuai dengan pemerintah dengan fitur sebagai berikut :
✅Terdapat Analisis peluang kelolosan dengan nilai ambang batas
✅Terdapat Analisis Kecepatan jawab soal
✅Terdapat Analisis salah dan benar
✅Bisa diakses via laptop/PC lewat web
✅Grafik perkembangan skor simulasi
✅Ranking nasional, provinsi, kabupaten
✅Pembahasan teks bisa didownload dan diprint
✅Simulasi berwaktu sesuai format Ujian Tesnya
✅Skor keluar real time
✅Soal bisa didownload dan diprint
✅Video pembahasan dan teks pembahasan
✅Zoom out/ in tampilan soal
4. 20 Paket Latihan soal CPNS
Fitur untuk berlatih soal-soal CPNS dengan sistem 10 soal 10 menit yang memiliki fitur yang sama dengan fitur simulasi CPNS
✅buku cpns 2023 2024
✅buku cpns terlengkap 2024
✅buku cpns 2022 recommended
✅buku cpns terupdate 2024
✅buku cpns bumn 2024
✅buku cpns kemenkumham
✅buku cpns perawat 2024
✅buku cpns kemenkumham 2024
✅buku cpns kejaksaan 2024
Pendapatmu sangat berarti bagi kami! Klik link berikut untuk memberikan feedback dan bantu kami menjadi lebih baik lagi https://bit.ly/FeedbackArtikelJadiASN
