Berkas CPNS yang harus disiapkan umumnya meliputi KTP, pasfoto, ijazah, transkrip nilai, surat lamaran, surat pernyataan, serta dokumen tambahan sesuai persyaratan instansi dan jabatan. Dokumen tersebut menjadi bagian penting dalam seleksi administrasi karena kesalahan berkas dapat memengaruhi status kelulusan administrasi pelamar.
Namun, daftar berkas CPNS yang harus disiapkan untuk CPNS 2026 belum diumumkan secara resmi. Hingga 8 September 2026, belum ada pembukaan CPNS umum 2026. BKN pada 4 Juni 2026 juga membantah poster yang mengklaim pendaftaran CPNS 2026 telah dibuka. Karena itu, daftar berikut menggunakan ketentuan CPNS 2024 sebagai gambaran, bukan persyaratan final CPNS 2026.
Berkas CPNS yang Harus Disiapkan untuk Pendaftaran
Pada seleksi CPNS BKN Tahun Anggaran 2024, pelamar diminta mengunggah sejumlah dokumen utama dalam proses pendaftaran. Jenis dokumen tersebut dapat menjadi gambaran mengenai berkas yang sebaiknya sudah tersedia sebelum seleksi berikutnya dibuka.
Berikut ringkasannya.
| Berkas CPNS | Keterangan |
|---|---|
| KTP | KTP asli atau dokumen kependudukan sesuai ketentuan |
| Pasfoto | Foto terbaru sesuai persyaratan instansi |
| Ijazah | Ijazah asli sesuai kualifikasi pendidikan |
| Transkrip nilai | Transkrip nilai asli |
| Surat lamaran | Mengikuti format instansi |
| Surat pernyataan | Mengikuti format resmi instansi |
| Bukti akreditasi | Jika dipersyaratkan |
| Sertifikat tertentu | Jika diwajibkan untuk jabatan tertentu |
| Dokumen kebutuhan khusus | Untuk kategori pelamar tertentu |
Daftar tersebut tidak berarti seluruh instansi akan meminta dokumen yang sama persis. Dalam CPNS sebelumnya, masing-masing instansi dapat menetapkan format surat, sertifikat tambahan, dan dokumen khusus sesuai jabatan yang dibuka.
Karena itu, setelah CPNS berikutnya resmi diumumkan, pelamar tetap harus membaca pengumuman instansi sebelum mengunggah berkas melalui SSCASN.
KTP Menjadi Berkas Identitas Utama
KTP merupakan salah satu berkas CPNS yang harus disiapkan sejak awal.
Dalam seleksi CPNS BKN 2024, dokumen yang diterima berupa scan KTP asli atau surat keterangan telah melakukan perekaman kependudukan yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan masih berlaku.
Pelamar juga perlu memastikan data pada KTP sesuai dengan data kependudukan, terutama:
- Nomor Induk Kependudukan atau NIK
- Nama lengkap
- Tempat lahir
- Tanggal lahir
- Data lain yang digunakan ketika membuat akun SSCASN
Apabila terdapat perbedaan data, sebaiknya masalah tersebut diselesaikan lebih awal melalui instansi kependudukan terkait dan tidak menunggu hingga masa pendaftaran hampir berakhir.
Ijazah Harus Sesuai dengan Formasi yang Dilamar
Ijazah digunakan untuk membuktikan kualifikasi pendidikan pelamar.
Pada CPNS BKN 2024, pelamar diminta mengunggah scan ijazah asli sesuai persyaratan jabatan.
Hal terpenting bukan hanya tingkat pendidikan seperti SMA, D-III, D-IV, atau S-1. Nama program studi juga harus sesuai dengan kualifikasi pendidikan yang tercantum dalam pengumuman formasi.
Sebagai contoh, jika suatu jabatan hanya menerima S-1 Ilmu Hukum, pelamar dari program studi lain tidak dapat langsung menganggap pendidikannya memenuhi syarat hanya karena masih berada dalam rumpun yang serupa.
Transkrip Nilai Harus Terbaca dengan Jelas
Transkrip nilai termasuk berkas akademik utama bersama ijazah.
Dalam persyaratan CPNS BKN 2024, transkrip nilai asli termasuk dokumen yang harus diunggah pelamar.
Pelamar sebaiknya memastikan seluruh halaman transkrip dapat terbaca dengan jelas, termasuk:
- Nama
- Program studi
- Nilai mata kuliah
- IPK atau nilai akhir
- Informasi kelulusan
Jika instansi menetapkan IPK minimal, informasi pada transkrip juga menjadi dasar pemeriksaan administrasi.
Bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri, ketentuan sebelumnya juga dapat mensyaratkan hasil konversi nilai atau IPK dari kementerian yang berwenang.
Pasfoto Jangan Menggunakan Ketentuan dari Tahun Lama
Pasfoto biasanya termasuk dalam berkas CPNS yang harus disiapkan, tetapi detail ketentuannya dapat berubah.
Sebagai contoh, CPNS BKN 2024 meminta pasfoto terbaru menggunakan pakaian formal dengan latar belakang merah.
Namun, ketentuan tersebut merupakan persyaratan CPNS BKN 2024 dan tidak otomatis berlaku untuk seluruh instansi maupun CPNS 2026.
Pelamar sebaiknya menunggu pengumuman terbaru untuk memastikan:
- Warna latar belakang
- Jenis pakaian
- Format file
- Ukuran maksimal file
- Ketentuan foto lainnya
Jangan langsung menggunakan spesifikasi dari artikel atau pendaftaran tahun sebelumnya apabila portal SSCASN belum mengeluarkan ketentuan terbaru.
Surat Lamaran Harus Mengikuti Format Instansi
Surat lamaran merupakan dokumen yang sering mempunyai format berbeda antara satu instansi dan instansi lainnya.
Dalam seleksi CPNS BKN 2024, surat lamaran dapat ditulis tangan menggunakan tinta hitam atau diketik dengan komputer, kemudian ditandatangani dan dibubuhi e-meterai sesuai format yang disediakan BKN.
Format tersebut mencantumkan beberapa informasi seperti:
- Nama dan NIK
- Tempat dan tanggal lahir
- Alamat
- Pendidikan
- Jenis kebutuhan
- Jabatan yang dilamar
- Lokasi penempatan
Pelamar jangan mengambil contoh surat lamaran dari instansi lain hanya karena sama-sama digunakan untuk CPNS.
Begitu pengumuman resmi keluar, unduh format surat langsung dari website instansi yang dilamar.
Surat Pernyataan Juga Perlu Dicek Formatnya
Selain surat lamaran, surat pernyataan dapat menjadi dokumen wajib.
Dalam seleksi CPNS BKN 2024, terdapat format Surat Pernyataan Data Diri Pelamar yang harus ditandatangani dan dibubuhi e-meterai. BKN menyediakan format surat tersebut sebagai lampiran pengumuman resmi.
Isi surat pernyataan tidak sebaiknya dibuat sendiri jika instansi sudah menyediakan format.
Perhatikan pula ketentuan mengenai tanda tangan, meterai, tanggal surat, serta format file sebelum dokumen diunggah.
Sertifikat dan Bukti Akreditasi Tidak Selalu Wajib
Tidak semua berkas CPNS yang harus disiapkan berlaku bagi semua pelamar.
Beberapa jabatan atau instansi dapat meminta sertifikat tambahan. Dalam CPNS BKN 2024, misalnya, terdapat persyaratan sertifikat TOEFL, TOEFL Preparation, TOEFL Prediction, Computer Based TOEFL, Internet Based TOEFL, TOEIC, atau IELTS sesuai ketentuan jabatan.
BKN 2024 juga mencantumkan bukti akreditasi perguruan tinggi dan/atau program studi pada persyaratan dokumen tertentu.
Akan tetapi, persyaratan tersebut tidak boleh dipukul rata untuk seluruh CPNS.
| Dokumen Tambahan | Apakah Selalu Wajib? |
|---|---|
| Sertifikat TOEFL/IELTS | Tidak |
| Bukti akreditasi | Tergantung persyaratan |
| Sertifikat kompetensi | Tergantung jabatan |
| Surat pengalaman kerja | Tergantung ketentuan |
| Dokumen kebutuhan khusus | Hanya untuk kategori tertentu |
Kuncinya adalah membaca bagian persyaratan pada jabatan yang dipilih.
Pelamar Kebutuhan Khusus Bisa Memerlukan Berkas Tambahan
Pelamar pada kategori kebutuhan tertentu juga dapat diminta mengunggah dokumen tambahan.
Pada CPNS BKN 2024, misalnya, pelamar penyandang disabilitas diminta melampirkan surat keterangan dari dokter rumah sakit pemerintah atau puskesmas yang menerangkan jenis dan derajat disabilitas.
Pelamar Putra/Putri Papua pada seleksi tersebut juga memiliki dokumen tambahan seperti akta kelahiran atau surat keterangan lahir serta dokumen yang membuktikan persyaratan sesuai ketentuan.
SKCK dan Surat Sehat Tidak Selalu Dibutuhkan Saat Awal Daftar
Padahal dokumen tersebut dapat menjadi bagian dari proses pemberkasan setelah peserta dinyatakan lulus akhir, bukan selalu berkas yang harus diunggah saat pendaftaran pertama.
Pada pemberkasan CPNS BKN 2024, peserta yang sudah dinyatakan lulus harus mengunggah sejumlah dokumen tambahan, termasuk Daftar Riwayat Hidup atau DRH SSCASN.
Karena beberapa dokumen mempunyai masa berlaku, sebaiknya jangan membuat SKCK atau surat kesehatan terlalu dini sebelum ada ketentuan resmi.
Fokus terlebih dahulu pada dokumen yang sifatnya tetap, seperti KTP, ijazah, dan transkrip nilai.
Berkas CPNS 2026 Belum Resmi Diumumkan
Hingga 8 September 2026, daftar berkas CPNS yang harus disiapkan untuk CPNS 2026 belum ditetapkan melalui pengumuman seleksi CPNS umum.
Portal SSCASN saat ini menampilkan Seleksi Sekolah Kedinasan 2026. Sekolah Kedinasan tidak sama dengan CPNS umum sehingga jadwal maupun persyaratan dokumennya tidak boleh dianggap sebagai persyaratan CPNS 2026.
BKN juga telah mengingatkan masyarakat agar hanya mempercayai informasi seleksi ASN dari kanal resmi pemerintah dan SSCASN setelah muncul informasi palsu mengenai pembukaan CPNS 2026 pada Juni lalu.
Kesimpulan
Berkas CPNS yang harus disiapkan secara umum mencakup KTP, ijazah, transkrip nilai, pasfoto, surat lamaran, dan surat pernyataan. Beberapa instansi juga dapat meminta bukti akreditasi, sertifikat bahasa asing, sertifikat kompetensi, atau dokumen khusus sesuai jabatan dan kategori pelamar.
KTP, ijazah, dan transkrip nilai menjadi dokumen yang paling aman untuk dipersiapkan lebih awal karena sifatnya relatif tetap. Sementara surat lamaran, surat pernyataan, ketentuan pasfoto, meterai, dan sertifikat tambahan sebaiknya mengikuti format resmi ketika pengumuman instansi sudah tersedia.
