Syarat Membuat Kartu Pegawai PNS – Syarat membuat kartu pegawai PNS seringkali diabaikan oleh banyak ASN baru, padahal dokumen ini menjadi identitas penting sebagai seorang pegawai negeri.
Memahami syarat membuat kartu pegawai PNS sejak awal akan menghindarkanmu dari proses yang rumit dan tertunda, terutama dalam urusan administrasi seperti pengajuan tunjangan hingga pensiun.
Apa Itu Kartu Pegawai (Karpeg)
Kartu Pegawai atau Karpeg adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) sebagai bukti kepegawaian seorang PNS. Karpeg menjadi syarat administratif dalam berbagai pengurusan seperti:
- Pengajuan pensiun,
- Kenaikan pangkat,
- Pengurusan tunjangan keluarga,
- Pendaftaran program tabungan hari tua (THT),
- Dan akses ke berbagai layanan ASN lainnya.
Tanpa Karpeg, kamu bisa mengalami kendala dalam proses-proses penting tersebut. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui apa saja syarat membuat kartu pegawai PNS dan bagaimana prosedur lengkapnya.
Baca Juga: Apa Itu Kerja PNS? Ini Dia Macam-Macam Jabatannya!
Syarat Membuat Kartu Pegawai PNS (Karpeg)
Berikut adalah daftar dokumen dan ketentuan yang wajib kamu siapkan agar pengajuan Karpeg diterima tanpa kendala:
1. Surat Pengantar dari Instansi
Surat ini dikeluarkan oleh unit kerja tempat kamu ditugaskan. Surat pengantar menunjukkan bahwa kamu memang sedang dalam masa pengajuan Karpeg dan mendapat persetujuan dari atasan langsung.
2. Fotokopi SK CPNS dan SK PNS
Dokumen paling utama yang menunjukkan status kepegawaianmu. SK ini harus dilegalisir dan memuat tanggal pengangkatan sebagai CPNS serta sebagai PNS penuh.
3. Sertifikat Lulus Prajabatan
Dokumen ini menjadi bukti bahwa kamu telah menyelesaikan pelatihan dasar atau diklat prajabatan yang menjadi salah satu syarat utama untuk penerbitan Karpeg.
4. Pas Foto Terbaru
Gunakan pas foto berwarna ukuran 2×3 dengan latar belakang merah sebanyak 3 lembar. Foto harus jelas dan sesuai dengan ketentuan formal ASN.
5. Surat Keterangan Kehilangan (Jika Pengajuan Ulang)
Jika kamu kehilangan Karpeg dan hendak mengajukan penggantian, wajib melampirkan surat kehilangan dari kepolisian setempat.
6. Surat Pernyataan Belum Pernah Memiliki Karpeg
Surat ini diperlukan bila kamu terlambat mengurus Karpeg meski sudah lama menjadi PNS. Isi surat menyatakan bahwa kamu belum pernah memiliki Karpeg sebelumnya.
7. Daftar Riwayat Hidup (DRH)
Beberapa instansi mensyaratkan dokumen ini untuk melengkapi administrasi pengajuan. DRH ini juga akan digunakan untuk verifikasi data pribadi.
8. Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga
Identitas diri sebagai pelengkap pengajuan, penting untuk mencocokkan data dengan SK dan surat pengangkatan.
9. Salinan Buku Nikah (Jika Sudah Menikah)
Dokumen ini digunakan sebagai pendukung untuk pengurusan tunjangan keluarga di kemudian hari.
10. Formulir Pengajuan Karpeg
Formulir standar biasanya disediakan oleh instansi tempat kamu bekerja. Pastikan seluruh data diisi lengkap dan benar.
Prosedur Pengajuan Kartu Pegawai PNS
Setelah memahami syarat membuat kartu pegawai PNS, langkah berikutnya adalah mengikuti prosedur resminya. Berikut alurnya secara umum:
1. Pengumpulan Berkas
Kamu wajib menyerahkan semua dokumen yang telah disebutkan di atas ke unit kepegawaian di instansi tempat kamu bekerja.
2. Verifikasi Oleh BKD/BKPSDM
Berkas akan diverifikasi oleh petugas Badan Kepegawaian Daerah (BKD) atau BKPSDM untuk memastikan keabsahan dokumen.
3. Pengusulan ke BKN
Jika semua dokumen dinyatakan lengkap dan valid, instansi akan mengusulkan pengajuan Karpeg ke Kantor Regional BKN sesuai wilayah.
4. Penerbitan Karpeg
Setelah pengusulan diterima, BKN akan menerbitkan Karpeg dan mengembalikannya ke instansi pengusul untuk dibagikan ke PNS bersangkutan.
5. Penyerahan Karpeg
Karpeg kemudian diserahkan langsung oleh bagian kepegawaian ke masing-masing pegawai yang telah mengajukan.
Baca Juga: Jadwal Tes PPPK Tahap 2 2025 Terbaru, Ini Tanggal Barunya!
Tips Agar Pengajuan Karpeg Tidak Bermasalah
Agar proses pengajuan Karpeg berjalan lancar, kamu bisa mengikuti tips berikut:
- Periksa Kelengkapan Dokumen Sebelum Menyerahkan
Hindari pengajuan setengah jadi, karena bisa memperlambat proses bahkan ditolak. - Gunakan Fotokopi dan Foto Berkualitas
Berkas yang buram, tidak terbaca, atau rusak bisa menghambat verifikasi. - Ikuti Jadwal Pengajuan Instansi
Tiap instansi memiliki jadwal dan prosedur internal yang berbeda, jadi pastikan kamu tidak melewatkan deadline. - Simpan Salinan Semua Dokumen
Ini penting sebagai cadangan jika dokumen asli hilang atau diminta ulang oleh pihak BKD. - Berkoordinasi Aktif dengan Staf Kepegawaian
Jangan ragu bertanya dan memantau progres pengajuan secara berkala.
Alasan Mengapa Karpeg Sangat Penting bagi PNS
Banyak pegawai negeri sering menganggap remeh pentingnya kartu pegawai. Padahal, dokumen ini bukan hanya sebatas formalitas, melainkan menjadi bukti legal bahwa kamu sudah resmi diakui sebagai aparatur sipil negara oleh BKN.
1. Dokumen Pendukung Pengurusan Tunjangan
Karpeg menjadi syarat administratif untuk pencairan berbagai tunjangan, termasuk tunjangan keluarga dan tunjangan fungsional. Tanpa Karpeg, sistem keuangan daerah atau pusat bisa menolak permintaan pencairan dana.
2. Syarat Naik Pangkat
Salah satu syarat membuat kartu pegawai PNS adalah kamu sudah menyelesaikan SK PNS. Maka, saat kamu akan naik pangkat, Karpeg menjadi bukti bahwa kamu sudah melalui semua tahapan dengan sah dan sesuai prosedur.
3. Pengajuan Pensiun
Ketika memasuki usia pensiun, Karpeg adalah dokumen yang sangat penting sebagai lampiran dalam pengajuan hak pensiun. Jika kamu tidak memilikinya, maka proses administrasi pensiun akan terhambat.
4. Membuka Hak Akses Program ASN
Beberapa program resmi pemerintah untuk kesejahteraan ASN—seperti rumah subsidi, tabungan hari tua (THT), hingga layanan kesehatan ASN—mengharuskan kamu menyertakan Karpeg sebagai identitas utama.
Baca Juga: Apa Saja Kerja PNS? Begini Tugas Mereka!
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Karpeg
Meski terlihat sederhana, ternyata banyak pegawai negeri yang gagal mendapatkan Karpeg karena kesalahan sepele yang bisa dihindari. Berikut beberapa kesalahan yang sering dilakukan:
1. Terlambat Mengajukan
Banyak PNS baru menunda pengajuan karena merasa tidak mendesak. Padahal, semakin lama ditunda, semakin banyak proses administrasi lain yang ikut terhambat. Syarat membuat kartu pegawai PNS harus segera dipenuhi sejak SK PNS diterbitkan.
2. Dokumen Tidak Lengkap
Beberapa pegawai tidak menyertakan sertifikat prajabatan atau SK PNS yang dilegalisir. Akibatnya, berkas ditolak oleh BKD dan harus mengulang proses dari awal.
3. Menggunakan Foto Tidak Sesuai Format
Pas foto harus formal, berwarna, dan dengan latar belakang merah. Jika kamu mengunggah foto kasual atau hitam putih, maka bisa jadi ditolak langsung oleh sistem verifikasi.
4. Tidak Berkoordinasi dengan Kepegawaian
Beberapa instansi sudah digitalisasi prosesnya, tetapi tidak semua PNS aktif mencari tahu. Akibatnya, banyak informasi penting yang terlewat.
Peran Unit Kepegawaian dalam Pengurusan Karpeg
Unit kepegawaian di tiap instansi memegang peran vital dalam proses pengajuan Karpeg. Berikut tanggung jawab mereka:
- Memberikan informasi dan formulir resmi
- Mengecek kelengkapan berkas
- Melakukan input data ke sistem BKN
- Memonitor status pengajuan
- Menyerahkan Karpeg setelah terbit
Pastikan kamu aktif berkomunikasi dengan staf kepegawaian agar proses berjalan lancar. Jangan menunggu mereka menghubungi kamu duluan.
Apa yang Harus Dilakukan Setelah Karpeg Terbit?
Setelah Karpeg selesai dan kamu sudah menerimanya, berikut langkah-langkah penting yang perlu dilakukan:
- Simpan Karpeg di tempat yang aman dan mudah diakses
- Scan Karpeg dan simpan versi digitalnya
- Informasikan ke bagian keuangan jika sebelumnya sempat tertunda tunjangan
- Gunakan untuk pelaporan keperluan administratif lain, seperti BPJS atau THT
Kamu juga bisa menanyakan apakah sudah bisa menggunakan E-Karpeg jika instansi kamu termasuk yang sudah terintegrasi dengan sistem digital BKN.
Syarat membuat kartu pegawai PNS sebenarnya sangat mudah jika kamu melakukannya sejak awal. Hanya dengan menyiapkan beberapa dokumen dan mengikuti alur resmi, kamu bisa memperoleh Karpeg tanpa hambatan. Karpeg bukan hanya pelengkap administrasi, tapi kunci untuk mengakses banyak hak dan layanan sebagai PNS.
Dengan memahami syarat membuat kartu pegawai PNS secara menyeluruh, kamu tidak hanya menghindari kendala administratif, tetapi juga menunjukkan profesionalisme dalam mengelola status kepegawaian. Jangan tunggu sampai terlambat seperti kasus Deni. Segera urus Karpeg-mu sekarang juga.
Referensi:
- https://web.dilmil-palembang.go.id/syarat-pembuatan-kartu-pegawai-karpeg/
- https://bkpsdmwajo.id/persyaratan-kartu-pegawai-karpeg/
- https://bkpsdm.cirebonkota.go.id/admin-kepegawaian/sub-bidang-jabatan-administrasi-dan-pimpinan-tinggi/pembuatan-dan-penggantian-kartu-pegawai/
- Soal Aplikasi Jadiasn.id
Program Value Jadi ASN 2025
“Value Tanpa Batas, Kerjakan Sampai Tuntas, Dijamin Hasil Puas”
📋 Cara Membeli dengan Mudah:
- Unduh Aplikasi JadiASN: Temukan aplikasi JadiASN di Play Store atau App Store, atau akses langsung melalui website.
- Masuk ke Akun Anda: Login ke akun JadiASN Anda melalui aplikasi atau situs web.
- Pilih Paket yang Cocok: Dalam menu “Beli”, pilih paket bimbingan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan untuk melihat detail setiap paket.
- Gunakan Kode Promo: Masukkan kode “AMBISASN” untuk mendapat diskon spesial sesuai poster promo
- Gunakan Kode Afiliasi: Jika Anda memiliki kode “RES128”, masukkan untuk diskon tambahan.
- Selesaikan Pembayaran: Pilih metode pembayaran dan selesaikan transaksi dengan aman.
- Aktivasi Cepat: Paket Anda akan aktif dalam waktu singkat setelah pembayaran berhasil.
Ayoo Download Aplikasi JadiAsn karena banyak sekali yang bisa kamu dapatkan agar kalian CEPAT TERLATIH dengan Soal soal CPNS 2025!!!
- Dapatkan ribuan soal CPNS 2025 dengan pembahasan yang mudah dipahami, berupa video dan teks
- Live Class Gratis (Berlajar Bareng lewat Zoom)
- Materi-materi CPNS 2025
- Ratusan Latsol CPNS 2025
- Puluhan paket Simulasi CPNS 2025
- dan masih banyak lagi yang lainnya
Mau berlatih Soal-soal CPNS 2025? Ayoo segera Masuk Grup Latihan Soal-soal CPNS 2025 Sekarang juga!!
Cocok banget untuk yang pengen jadi PNS, Berlatih dengan cepat hanya pakai buku-buku CPNS 2025 Terpercaya
📋 Keuntungan Buku CPNS 2025
- ✅Tersedia ribuan soal Tes CPNS 2025 (sudah sesuai sistem terbaru)
- ✅Materi materi SKD sudah sesuai FR CPNS
- ✅Tersedia Video pembahasan tiap soalnya
Selain ini Kalian akan mendapatkan Keuntungan
1. Program Premium Gratis selama 7 Hari
Kamu bisa mengakses premium di Aplikasi JadiASN secara gratis selama 7 hari pastinya akan membantu kamu memaksimalkan sistem pembelajaran karena mengkolaborasikam online dan offline lewat buku.
2. 20x live class zoom materi dan bahas soal CPNS
Dilakukan setiap hari senin-jumat pukul 19.00 – 20.00 WIB dimana link zoom tersedia di aplikasi jadiasn menu live class
3. 5 Paket simulasi CPNS
Simulasi yang disesuaikan dengan ujian aslinya dari jumlah soalnya, waktu pengerjaannya, kisi-kisi materi sesuai dengan pemerintah dengan fitur sebagai berikut :
✅Terdapat Analisis peluang kelolosan dengan nilai ambang batas
✅Terdapat Analisis Kecepatan jawab soal
✅Terdapat Analisis salah dan benar
✅Bisa diakses via laptop/PC lewat web
✅Grafik perkembangan skor simulasi
✅Ranking nasional, provinsi, kabupaten
✅Pembahasan teks bisa didownload dan diprint
✅Simulasi berwaktu sesuai format Ujian Tesnya
✅Skor keluar real time
✅Soal bisa didownload dan diprint
✅Video pembahasan dan teks pembahasan
✅Zoom out/ in tampilan soal
4. 20 Paket Latihan soal CPNS
Fitur untuk berlatih soal-soal CPNS dengan sistem 10 soal 10 menit yang memiliki fitur yang sama dengan fitur simulasi CPNS
✅buku cpns 2023 2024
✅buku cpns terlengkap 2024
✅buku cpns 2022 recommended
✅buku cpns terupdate 2024
✅buku cpns bumn 2024
✅buku cpns kemenkumham
✅buku cpns perawat 2024
✅buku cpns kemenkumham 2024
✅buku cpns kejaksaan 2024
Pendapatmu sangat berarti bagi kami! Klik link berikut untuk memberikan feedback dan bantu kami menjadi lebih baik lagi https://bit.ly/FeedbackArtikelJadiASN
